Ответственное хранение грузов и будни биллинговых систем

Системы автоматизированного контроля над финансовыми потоками активно внедряются в сферу деятельности складских хозяйств. К ним относится в том числе и склад ответ хранения. Современный административно складской комплекс оказывает широкий спектр услуг, оплата за которые должна быть оптимально рассчитана, собрана и проконтролирована с минимальными затратами времени и ресурсов склада. Занимается реализацией этой важной функции биллинговая система.

Внедряемые на складах биллинговые системы берут на себя пласт задач, от качества выполнения которых зависит финансовая составляющая деятельности, поэтому ответственность за качество представления функционала лежит непосредственно на разработчиках и команде внедрения. Поэтому обращать внимание на функционал необходимо ещё на стадии проработки технического задания на проект.

Что же должен включать функционал типичного модуля тарификации складских услуг биллинговой системы?

Задача такого модуля – расчет стоимости услуг, которые предоставляет складской комплекс ответственного хранения за определенный промежуток времени. Для решения этой задачи необходимо четко знать начальные параметры о грузе: вес, объем, вид упаковки, условия хранения. Кроме того, просто необходимо внести в начальные данные перечень технологических операций, которые будут выполнены: разукрупнение партии, формирование крупного заказа из мелких партий, смена типа упаковки, смена условий хранения (быстрая заморозка, осушение перед помещением на хранение, и так далее). Необходимым фактором, от которого нельзя уйти, является и срок хранения, условия работы с конкретным клиентом (наличие дисконта, участие в различных акциях компании). Выходными параметрами должны быть сводная обобщенная смета за предоставленные услуги и отдельный документ с подробной расшифровкой стоимости по каждой позиции. Форма преставления каждого документа регламентируется законодательством или определяется исходя из положений нормативных актов самой организации.

Вполне резонным выглядят возражения, что эти задачи успешно реализуются на уровне стандартных бухгалтерских приложений. Это действительно так, однако проблемы начинаются при увеличении объемов обрабатываемых грузопотоков или расширения перечня предоставляемых услуг. Тогда решение функций ранжирования тарифов переносится частично на работников, а ошибки принимаемых решений остаются не выявленными. Это выливается в частое выяснение причин сбоев и подрыв авторитета в глазах клиентов. При дальнейшем наращивании объемов ответственного хранения грузов, наступает ситуация объективной неспособности выполнения данных функций.

Внедрение WMS-систем с интегрированным биллинговым модулем на стадии проектирования, позволяет изначально устранить сложности расчета или минимизировать их влияние, в случае внедрения системы в процессе работы. Складской комплекс ответственного хранения, в таком случае, получает бесценный инструмент, позволяющий контролировать груз во время его пребывания на складе и выполнения всех промежуточных операций.

Что же могут предложить разработчики при реализации модулей тарификации складского учета?

Опыт, полученный при разработке и внедрении подобных программных продуктов, показывает, что в независимости от специфики работы, которую имеют склады под ответственное хранение, целесообразно ввести разделение всех услуг на два класса: разовые услуги (по ряду признаков) и длящиеся услуги. Такое деление дает возможность оптимально реализовать алгоритмы подсчета стоимости.

Под длящимися, подразумеваются услуги, на конечную стоимость которых влияет длительность их предоставления. Классический пример для данной сферы – это непосредственно само хранение товара. К разовым услугам относятся однократные операции над грузом. Это может быть выгрузка товара при прибытии на складской комплекс ответственного хранения или отгрузка при изъятии его хозяином.

Важным этапом является выявление ограничений параметров, которые напрямую влияют на стоимость услуги. К ним относится габаритный размер занимаемого товарного места и аналогичные ограничения. Если лимиты одного товарного места будут превышены – это должно учитываться системой для принятия решения об изменении тарифа или иных параметров, например, места или способа хранения. Все лимиты, которые обусловлены применяемым оборудованием или прочими условиями, должны быть заведены в систему для перекрестной проверки.

Ещё одним фактором, влияющим на стоимость ответственного хранения грузов – расположение в зависимости от температурных зон и использования стеллажного оборудования. Для учета таких критериев, используют привязку к обычному тарифу через добавочные коэффициенты. Таким образом, предоставляется возможность автоматической корректировки при изменении тарифов, обеспечивая гибкость работы системы.

Применение на практике гибких тарифов приводит к классификации не только услуг, но и клиентов. Такой подход требует формализации процесса заключения договора, как обязательного атрибута проведения любой сделки. В дальнейшем, введение типа договора может быть дополнительным фактором, играющим не последнюю роль при определении конечного тарифа.

Финальная стадия – внедрение программного продукта.

После определения структуры программного комплекса, выявления основных алгоритмических закономерностей и математических зависимостей, приходит время составления конкретных тарифных сеток и маркетинговых концепций ведения ценовой политики. Заказчик самостоятельно разрабатывает тарифные планы, вводит дополнительные параметры и коэффициенты. Это позволяет решить одновременно две задачи: обучение работе с программой и выявление недоработок. По окончанию этого этапа, система готова к работе в реальных условиях.

Проверка правильности расчетов первых партий, может выявить несоответствие на начальных этапах, которые будут просчитаны как в автоматическом, так и в ручном режиме. При значительных расхождениях, потребуется глубокий анализ причин. Если значительных расхождений нет – причиной может послужить различие поправочных коэффициентов или принимаемых допущений. Здесь неоценимую роль сыграет возможность детализации всех этапов расчета, на необходимость существования которой уже указывалась ранее.

Появление новых условий или изменение ранее принятых ограничений легко учитывается, путем доработки отдельны модулей. Эта задача типична, поэтому часто включается в стоимость разработки самого модуля, под видом техподдержки пользователя.

Панацея или временное устранение трудностей?

Назвать успешно внедренную систему биллинга панацеей на долгое время, естественно, нельзя. Причины этому уже назывались, да и сама по себе логистика не предусматривает существование устоявшихся принципов и методик. Используя достижения науки и техники (устройства беспроводной связи, технологии GPS, внедрение микропроцессорной техники на пунктах учета, всесторонняя автоматизация процессов) постоянно оптимизируются существующие и разрабатываются новые технические решения.

На фоне такого развития инструментов ведения учета, возможно появление готовых решений, которые будут в себя включать законченный самостоятельный программно-технических комплекс. Применение таких "конвейерных" решений позволит сократить их стоимость и сделать доступными для конечных пользователей, что обязательно приведет к снижению стоимости услуг складских комплексов ответственного хранения.