Эффективный склад: роль складских технологий

Логистические услуги, связанные с организацией хранения и поставки товаров в нужное время в нужное место и в необходимом количестве, требуют от производителей и поставщиков значительных вложений сил, средств и организационных ресурсов. Не имеет значения, о поставке каких именно товаров идет речь. Чем бы ни занималась компания: поставками медтехники, производственного оборудования, продуктов или парфюмерии – сокращение логистических издержек для нее крайне актуально в любом случае. При этом практический опыт свидетельствует, что оказание складских услуг с использованием специальных складских технологий и методик работы не только позволяет снизить стоимость услуг, но и организовать ответственное хранение товаров и грузов на высоком качественном уровне.

Оптимизация складских технологий и новая организация склада ответственного хранения – путь, включающий в себя несколько последовательных этапов. Складской комплекс должен проходить его, используя опыт квалифицированных экспертов в области логистики. Возможно, для этого потребуется привлечь специализированные компании, однако снижение логистических издержек позволит достаточно быстро возместить понесенные на такую реорганизацию затраты, а сами изменения провести быстро и эффективно.

Потенциал сокращения издержек

Основные затраты на поставку товаров сконцентрированы в сфере оказания складских услуг, организации работы склада и его содержании. При этом непродуманное и нерациональное управление запасами и неэффективная система хранения на складе приводят к существенному росту логистических издержек, росту потребности в новых площадях при снижении качественного уровня предоставления услуг.

Организация склада ответственного хранения требует от его административного корпуса учета множества факторов. Важно и место расположения склада, и выбор помещения под комплекс, и используемое оборудование, и уровень подготовки персонала, и система учета товаров на складе. Именно в этих сферах кроется как огромный потенциал для сокращения логистических издержек, так и риски их непропорционального разрастания.

На складах, предоставляющих ответственное хранение товаров и грузов, наиболее распространены следующие проблемы:
1) малая пропускная способность именно логистического комплекса;
2) непродуманное планирование потребности в складских площадях;
3) нерациональное использование рабочего времени персонала и складской техники при обработке грузов;
4) низкая квалификация и быстрая сменяемость персонала;
5) воровство на складе и порча товаров;
6) ошибки при комплектации заказов;
7) прочие факторы.

Все вместе, это определяет низкий уровень предоставления складских услуг, вызывающий недовольство клиентов.

Собственно, все проблемы логистического комплекса, которые снижают текущий уровень, на котором предоставляются складские услуги, можно разделить на несколько групп:
1) технологические (методология выполнения складских операций);
2) информационные (системы обработки данных, учета товаров, передачи информации между отделами склада);
3) технические (используемое оборудование);
4) организационные (определение полномочий, функций, зон ответственности персонала склада).

Именно решение организационных и технологических проблем позволяет улучшить работу уже функционирующего склада. Организация склада ответственного хранения на качественно новом уровне дает быстрый эффект и не требует существенных капиталовложений в закупку оборудования или информационных систем. При этом, опыт свидетельствует, что внедрение малозатратных организационных и технологических решений позволяет снизить стоимость ответственного хранения и повысить общее качество складских услуг.

Этапы оптимизации складских технологий

Для того, чтобы проведенная реорганизация дала результат, необходимо соблюдать определенную технологию изменений в работе складского комплекса.

Прежде всего, необходимо определить цель оптимизации. Ею может стать решение одной из уже упомянутых проблем. К примеру, это может быть увеличение пропускной способности склада или повышение качества предоставляемого пакета услуг. Исходя из поставленной цели, необходимо определить более конкретные задачи, необходимые для ее достижения: создание оптимальных алгоритмов взаимодействия между отделами склада, изменение технологии и управленческих процессов, разработка показателей эффективности работы персонала, обучение работников, внедрение новых технологий и прочее.

После определения цели преобразований и формулирования конкретных задач, начинается собственно работа по оптимизации, которая включает в себя этапы логистической экспертизы, выработки новых методологий организации работы, совершенствования организации склада и управленческих процессов и, наконец, этап внедрения результатов.

Логистическая экспертиза

На этом этапе необходимо обнаружить основные проблемы, решение которых даст максимальный эффект, для улучшения работы склада. Для этого, квалифицированные эксперты должны выяснить узкие места всех складских процессов. Например, на этапе приема товара на ответственное хранение, компания может не располагать данными об ожидаемых поставках, испытывать трудности при идентификации товаров или располагать недостаточным количеством мест для временного хранения грузов.

Проблемами при других складских операциях, становятся: нерациональное размещение товаров на хранение, отсутствие информации о местах хранения, избыточные перемещения по складу при комплектации заказов, ошибки при их подборе, несвоевременное списание, плохой учет трудозатрат персонала и загруженности техники, проблемы взаимодействия склада и смежных подразделений (отдела закупок, поставок), информационного обеспечения, отсутствие планирования работы склада и учета движения товаров, отсутствие системы управления запасами.

После выявления проблем определяется последовательность их решения, в зависимости от их значимости в общем цикле организации склада ответственного хранения.

Выработка новых технологий позволяет создать решения для снижения операционных издержек склада и повышении его эффективности. На этом этапе происходит оценка грузопотоков, расчет нормативных запасов, зонирование склада, определение необходимого стеллажного оборудования, разработка оптимальных способов размещения и перемещения грузов, переданных на хранение на товарном складе, проектирование технологических процессов для основных складских операций и смежных с ними. Решение этих задач позволяет значительно снизить затраты на содержание запасов, повысить пропускную способность склада и соответственно снизить стоимость складских услуг.

Совершенствование организации и управления складом преследует цель оптимально распределить функции, полномочия и сферы ответственности персонала склада. Для этого необходимо разработать организационную структуру склада в соответствии с выбранными технологиями, распределением функций и полномочий персонала, их взаимодействия друг с другом, с клиентами и поставщиками. Для улучшения управления складом необходимо также разработать систему показателей эффективности работы склада, продумать пути мотивации персонала, а также усовершенствовать обмен информацией между разными зонами и отделами склада. В результате следует ожидать повышения производительности труда на складе, уменьшение стоимости его услуг, повышение прозрачности бизнес-процессов.

Этап внедрения результатов связан с практической реализацией всех запланированных изменений. На этом этапе понадобится решать возникающие в процессе организационные и технологические задачи, при необходимости вносить корректировки во внедряемые решения и тестировать их, проводить обучение персонала, выполнять регулярную аттестацию работников склада на предмет освоения ними принятых методик и принципов.

Такой комплексный подход позволяет решить ряд задач складского комплекса, связанных с повышением его производительности и конкурентоспособности, снижением операционных издержек и затрат, эффективным использованием рабочего времени персонала и складской техники. Изменения в работе склада позволят почти вдвое улучшить удовлетворение спроса, на 50% увеличить оборачиваемость запасов и сократить сроки исполнения заказов. Таким образом, реорганизация работы склада и оптимизация складских технологий с привлечением квалифицированных экспертов дадут значительно больший эффект, нежели ежедневное латание дыр и исправление последствий ошибок.