Оказание складских услуг. Сложности учета товара при расфасовке

  Оказание складских услуг практически на любом предприятии влечет за собою сложности в виде несоответствия учетного количества товара фактическому, которое проявляется при расфасовке. Часто оптовые поставщики пользуются услугами складских комплексов по расфасовке крупных партий товаров на более мелкие. Особенно популярна расфасовка в сфере продажи пищевых товаров. Они имеют весьма ограниченный срок хранения, поэтому требуют оперативных действий со стороны склада.

Довольно часто, при подведении баланса по результатам проведенных работ, обнаруживается, что одного товара не хватает, а другого (чаще всего однотипного) насчитывается излишек. Данная ситуация именуется пересортицей товаров.

Последствия данной ситуации могут быть следующими:

1) При пересортице товаров могут возникнуть искусственные недостачи, либо излишки в денежном эквиваленте. Пример. При инвентаризации товаров была обнаружена недостача сметаны «Сметанёнок» 20%  по цене 25р. за единицу в количестве 100 штук на общую сумму 2500р. И одновременно был обнаружен излишек сметаны «Сметанёнок» 15%, по цене 18р. за единицу, в количестве 100 штук, на общую сумму 1800р. В результате, сумма недостачи склада составит: 2500-1800=700р. Если по такому же принципу возникает излишек, то это может означать, что сотрудники склада преднамеренно занимались мошенничеством, выдавая более дешевый товар за дорогой, присваивая себе разницу.

2) Вышеизложенный пример также может вызвать появление просроченной продукции на складе, так как лицо, которое отвечает за пополнение складских запасов, считает, что сметаны «Сметанёнок» 20% еще на складе достаточно, а сметану «Сметанёнок» 15% нужно довезти. В результате сметаны «Сметанёнок» 15% на складе переизбыток и она списывается, как товар с истёкшим сроком хранения.

3) В случае если покупателям был отпущены единицы товара, которые не входят в перечень расходной накладной (опять же, вместо сметаны «Сметанёнок» 20% была привезена сметана «Сметанёнок» 15%), данный товар возвращается поставщику, а недостающая позиция  выпадает в недовоз. Это, в конечном счете, ведет к различным негативным последствиям: от ухудшения взаимоотношений с заказчиками, до того, что холодильный склад хранения должен выплатить неустойку и штрафные санкции за ненадлежащее выполнение своих обязательств. Если подобные ситуации повторяются часто, то имидж компании падает, и сотрудничество с ней прекращается.

Для устранения и предупреждения вышеизложенных ситуаций нужно рассмотреть причины их возникновения. Причиной появления пересортицы на складе могут быть ошибки, возникающие при приеме товара на ответственное хранение, его отпуске со склада, а также при отсутствии надлежащего контроля над движением и хранением на товарном складе товароматериальных ценностей. Главным виновником подобных ошибок выступает человеческий фактор. Для того чтобы минимизировать совершаемые ошибки, нужно провести следующие мероприятия:

1) Использовать на складе адресную систему хранения товара. То есть, каждый вид товара хранить в четко отведенных ячейках. В приходных документах должен быть указан номер ячейки, в которую необходимо поместить товар на хранение, а при отпуске товара, указывать номер ячейки, откуда следует брать товар.

2) Оказание складских услуг необходимо вести только посредством учетной программы (обычно 1С).  В данную программу необходимо ввести заводские штрихкоды каждой единицы продукции. Работа это рутинная, но очень ответственная, так как неправильно занесенный в базу данных штрихкод  также может привести к пересортице товара, но уже по вине оператора. В том случае, когда заводские штрихкоды не читаются, либо совпадают с штрихкодами другого товара необходимо их заменить. Довольно часто производитель, снимая, какой-либо вид товара с производства, переносит его штрихкод на новый аналогичный товар, например, вместо пиццы с грибами 500 г начали выпускать товар пицца с грибами 400 г. В таком случае, как правило, формируется собственный штрихкод и ним обозначается более дешевый товар. Необходимо следить, чтобы наклеенные штрихкоды в процессе хранения и отпуска товара не отклеивались.

Наиболее качественная приемка ведется при помощи сканера, подключенного к компьютеру, либо при помощи терминала сбора базы данных. Но  и при этом также не следует терять бдительности, так как штрихкоды не всегда являются корректными. Одним из проверочных факторов правильности приемки товара является совпадение суммы накладной поставщика и суммы накладной, которая образовалась при сканировании товара.

3) Для успешного учета, необходимо обязать складской персонал знать ассортиментный перечень товара. При возникновении сомнений в идентификации товара, необходимо внимательно ознакомиться с упаковкой, расфасовкой и весом товара, а затем тщательным образом свериться с названием, которое присутствует в сопровождающих документах. Только тогда могут осуществляться какие-либо действия, связанные с движением товара по складу. Например, довольно часто на складах путают однотипные товары с незначительными отклонениями в весе (фисташки 50г и 70г), разными наполнителями (сырок с изюмом, сырок с курагой), назначением (стиральный порошок для ручной стирки и автоматической), акциями (жидкость для мытья посуды с мылом в подарок и без мыла) и так далее.

4) Для повышения качества работы складского персонала необходимо проводить плановые и внеплановые контрольные приемки и отгрузки товаров в присутствии администрации и членов службы безопасности компании. При выявленных грубых нарушениях, делать дисциплинарные и материальные взыскания  виновных лиц.

5) Успешное оказание складских услуг во многом зависит от качественной и своевременной проведенной инвентаризации, при которой контролируется соответствие учетного и фактического количества товара. При значительном отклонении количества товара, записанного в инвентаризационную ведомость, от количества товара  в учетной программе, необходимо обязать персонал еще раз пересчитать данную позицию (лучше всего это надо поручить другому сотруднику). В случае, если данный факт подтвердился при повторном пересчете, необходимо в учетной программе отследить движение данного товара вплоть до предыдущей инвентаризации. Если оказалось, что в прошлой инвентаризационной ведомости такое же количество было поставлено на приход, либо списано, то это говорит о некачественно проведенной инвентаризации прошлого периода. Следовательно, необходимо исправить это количество теперешней инвентаризацией (ни в коем случае не предыдущей, так как в учетной программе могут накапливаться ошибки базы данных). Если движение товара прекратилось после какой-либо приемки товара, то это говорит о некачественной приемке товара. В данном случае необходимо призвать к ответственности приемщика товара. Также могут быть и другие варианты развития событий, которые невозможно спрогнозировать, но в любом случае необходимо стараться по каждому такому факту проводить служебное расследование, привлекая к этому охрану и службу безопасности компании.

Исходя из вышесказанного, видно, если пустить такое ответственное дело, как оказание складских услуг на самотек в любой его фазе, то последствия могут быть весьма плачевными. Придерживаясь рекомендаций, которые изложены в данной статье, вы сведете к минимуму  расхождения между фактическим и учетным остатком товаров, и все сопровождающие данный факт неприятности, однозначно повысив качество работы.