Учет товара на складе

Правильное управление запасами, которое неизбежно сказывается на уровне предоставления складских услуг, основывается на данных учета товаров, помещенных на ответственное хранение. Системы учета должны включать всю информацию о перемещениях товара внутри склада, об отгрузке и получении товаров, о наличии товара и его точном местонахождении.

Скрупулезный учет обеспечивает сохранность всех товаров, помещенных на ответственное хранение, грузов, полученных на склад и отгруженных со склада, обеспечивает возможность применить меры ответственности, которые к работнику, отвечающему за сохранность товаров, обеспечить изначальную атмосферу порядка и строгого учета.

Рассмотрим некоторые принципы, которые повышают точность учета товаров на складе, снижая себестоимость оказания складских услуг. К ним относятся:
1) документирование любого движения товаров по территории складского комплекса;
2) ведение полноценной бухгалтерской отчетности (товары, находящиеся на полках склада ответственного хранения грузов, должны полностью соответствовать бухгалтерским данным. Для достижения этого все документы, подтверждающие движение грузов, должны оформляться до того, как это движение будет произведено);
3) контроль доступа в зоны хранения и фиксация посещений. Никто, ни одна служба склада, включая его руководителя, не должен иметь права забирать товар со склада без соответствующего документального оформления, только в этом случае данные учета не будут расходиться с фактическим положением дел на складе;
4) товар на ответственное хранение должен передаваться с точным соблюдением правил приема и отгрузки, с соблюдением строгого учета грузов на этом этапе.

Достичь точного соответствия документации и фактической картины достигается разными способами. Один из них инвентаризация. То есть инвентаризация используется, как инструмент учета складских запасов.

Ежегодная инвентаризация

Для того, чтобы учет товаров полностью выполнял свои функции при управлении складом и организации его работы, он должен быть точным, полным и оперативным.

Для уточнения сведений о наличии товаров на складе используется такой инструмент учета, как ежегодная инвентаризация, во время которой сверяется фактическое наличие товаров на складе с документальными и отчетными данными.

Для того, чтобы данные инвентаризации были действительно оперативными, она должна быть проведена в считанные дни — независимо от того, насколько велик склад для хранения грузов. При инвентаризации последовательно учитываются различные группы товаров, наиболее ходовые — в течение 2 суток, остальные — в течение 3 последующих суток. Именно поэтому склады, ответственное хранение товаров на которых проверяется, стремятся приурочить инвентаризацию к тем периодам, когда на складе меньше всего остатков и запасов. Этот подход действительно позволяет повысить точность инвентаризации, сократив при этом ее длительность.

Результаты подсчетов фактического наличия товаров на складе и ответственного хранения грузов согласно документам не должны расходиться. Конечно, это идеальный случай. На практике статистически допустимо расхождение между данными документов и фактическим наличием в пределах 2 процентов, хотя и эти факты должны быть расследованы и определены причины.

Иногда расхождения в количестве товаров, переданных на ответственное хранение, и данными централизованной отчетности случаются из-за медленного прохождения бухгалтерских документов: например, в ней еще не отражена отгрузка определенной части товаров, зафиксированная в данных оперативного учета материально ответственных работников склада. Если таких случаев слишком много, это означает, что финансовая отчетность не является полной и достоверной, и, следовательно, администрация склада и его финансовый отдел должны найти способы ускорить прохождение документов на складе.

Непрерывная инвентаризация

Кроме ежегодных инвентаризаций, на складе, принимающем товар на ответственное хранение, проводятся периодические инвентаризации в различных отделах. Такой постоянный подсчет товаров в каждом отделе через определенный интервал называется непрерывной инвентаризацией и должен проводиться не реже двух раз в год.

Такой цикличный подсчет товара не так интенсивен, как годовая инвентаризация, требует меньших затрат времени, однако даже если он будет охватывать не больше 80 позиций в день, за год эта процедура позволяет дважды проверить 20 тысяч ассортиментных наименований.

Если же к этим 80 позициям, которые подсчитываются по местам хранения, каждый день проверять по 20 наиболее ходовых позиций, это позволит провести непрерывную инвентаризацию наиболее расходуемых товаров до 8 раз в год.

Непрерывная инвентаризация становится для администрации склада инструментом, который позволяет гарантировать постоянный и точный учет складских остатков и повысить управляемость складом и эффективность оказания складских услуг. Постоянное проведение такой инвентаризации не только ускоряет ежегодную инвентаризацию, но и позволяет значительно сократить расхождение учетных данных с фактическим наличием товаров.

Ежедневная инвентаризация

Если ассортимент компании невелик, она может позволить себе проводить и ежедневные инвентаризации, однако этот способ не подходит комплексам, которые оказывают обширный перечень складских услуг и располагают значительной номенклатурой товаров. Для них более рациональным становится компьютерный учет ежедневного расхода и прихода товаров, при котором остатки товара определяются путем вычитания из остатка на начало дня отгруженных со склада товаров и прибавления к остатку товаров, поступивших за день.

Для такого компьютерного учета достаточно ежедневно вносить данные о поступающем товаре на ответственное хранение и отгрузках со склада, а в конце дня с легкостью произвести подсчеты по сколь угодно обширному перечню ассортиментных наименований товаров. Все сложности расчета переносятся на "плечи" вычислительной техники, эффективность применения которой, в таком случае, значительно увеличивается.

Автоматизация учета

Использование в процессе учета складских остатков и запасов возможностей компьютерной техники, позволяет не только повысить точность отслеживания ежедневных изменений в составе товарных групп, но и хранить информацию о точном местонахождении каждого товара. Эти данные крайне важны при предоставлении складских услуг. Они позволяют снизить стоимость ответственного хранения, за счет существенного сокращения издержек на определение местонахождения товаров, эффективного распределения трудозатрат персонала.

Компьютеризированные системы учета товаров позволяют сократить площади, на которых выставляются образцы товара, увеличить скорость подборки заказа и сократить количество ошибок при комплектации.

Удобным способом автоматизировать учет и получать информацию о том, куда помещен каждый товар на ответственное хранение, стала технология штрих-кодирования. Сегодня необходимое для этого оборудование доступно очень широкому кругу потребителей, что позволяет сделать учет складских запасов очень точным и оперативным. Ярлыки со штрих-кодами содержат в себе всю информацию о товаре, включая даже данные о его перемещении между отдельными складскими процессами.

Точный учет товаров на складе позволяет значительно повысить эффективность логистического комплекса, получившего инструменты для анализа движения товаров, выявления рыночных тенденций и прогнозирования продаж различных групп товаров. Все это в комплексе снижает стоимость ответственного хранения и других складских услуг, повышает рентабельность и эффективность комплекса.